La correspondencia registrada se clasifica en casilleros CNN-50 la normalizada y no normalizada y en casilleros CP8 la paquetería.
Los envíos registrados se deben dar de alta en SGIE. >>Entrada>>Alta en Unidad a su llegada. De este modo se acredita que dichos envíos han tenido entrada en la Unidad. El alta se llevará a cabo en las URO en los siguientes términos:*
Asignar a Sección Reparto Alta en Unidad Reparto Recepción y Control Despachos Listado Monedero
Reimpresión Documentos de Reparto Recepción de Contenedores Buzón Electrónico Asignación a Sección Electoral Reetiquetar Envíos Reimpresión de Etiquetas
Se dan de alta en Unidad en SGIE. de manera individualizada:
- Productos urgentes.
- Todo tipo de paquetería.
- Envíos con importes asociados.
- Todos los envíos registrados, con la excepción de las notificaciones en cualquier formato y los certificados en formato carta normalizada.
- Envíos internacionales.
Las cartas certificadas en formato de carta normalizada y las notificaciones no se dan de alta en Unidad en SGIE.. Se introducen en el sistema por primera vez cuando se asignan a sección con la PDA..
*Actualmente, según Procesos (octubre 2020), las URO asignan directamente a Sección todo tipo de envíos desde la PDA. quedando de este modo en situación de Alta automática en Unidad, sin necesidad de Alta individualizada en SGIE.. Aun así, cabe señalar que hay Unidades que continúan dando de Alta en Unidad de manera individualizada desde SGIE. los envíos anteriormente enumerados.
Hay que tener presente el nuevo servicio Correos MODIFY.. Este servicio es un valor añadido que proporciona al cliente la opción de modificar datos, (a través de una WebApp), en cuanto a la recepción de su envío, ahora mismo sólo para Paq Premium y Paq Estándar. Estos se podrán modificar hasta que se haya recepcionado en SGIE. como Alta en Unidad. Por el momento, las funcionalidades disponibles son que el producto sea entregado en un CityPaq, en una oficina, a elegir, o modificar la dirección de entrega del envío dentro del ámbito provincial, la fecha de entrega y la franja horaria. Previamente el cliente habrá recibido un SMS/email de Correos con la información de su envío. Cuando realice alguno de los cambios permitidos, SGIE. en el alta en la unidad o en la asignación a Sección, pedirá mediante una ventana emergente que se reetiquete el envío. De esta forma todas las modificaciones quedarán reflejadas en la nueva etiqueta del envío. Los envíos reetiquetados en SGIE. a los que no se les ha pegado la nueva etiqueta, al asignarlos a Sección desde la PDA. leyendo la etiqueta original mostrará mensaje de error "Envío en situación que no permite salida a reparto. Si es Detenido por orden del remitente: 1. Liquide el envío desde Liquidación de Malo como Devuelto por orden del remitente. 2. Genere etiqueta de devolución."
En la clasificación de los envíos y el alta en unidad, a través de SGIE., participará toda la plantilla, de manera rotatoria, pues es una tarea colectiva.
Cuando la correspondencia registrada está clasificada por secciones, cada cartero debe revisar y ordenar los envíos que corresponden a su sección de reparto, siguiendo la lista de embarrie. En ese momento, debe verificar que los envíos pertenecen a su sección y debe separar los envíos registrados con código de barras de aquellos que han llegado sin código (que deberían ser muy pocos). A estos envíos que han llegado sin código se les adhiere en el anverso una etiqueta blanca con código de barras. Además, se debe registrar también en SGIE. el nombre y dirección del destinatario, así como el origen y número de origen de estos envíos, para asegurar la trazabilidad.
El cartero podrá también separar en atados los envíos registrados dirigidos a un destinatario habitual (que está registrado en SGIE. y en la PDA. como tal), para que se incluyan en una relación de entrega. Se estima que es conveniente cuando el número de envíos para un mismo destinatario habitual es superior a 4. También permite SGIE. y la PDA. confeccionar relaciones para entrega múltiple, cuando de forma puntual llega un volumen importante de envíos para un destinatario común, que no forma parte de los habituales de la Unidad y Entrega múltiple CityPaq, paquetes para un mismo destinatario a depositar en el mismo hueco del TAP con el mismo código de apertura. Estas relaciones se realizan por clientes, no por puntos de entrega. Una vez realizadas estas operaciones, el cartero devolverá al centro de grabación los envíos clasificados en el orden que marca la lista de embarrie de su sección en las Unidades que trabajan sin PDA..
Las grandes remesas de envíos certificados de un solo remitente (habitualmente serán notificaciones) se clasificarán a sección. El cartero, bajo supervisión del jefe, seleccionará el número de envíos que asumirá cada día. La custodia de las remesas la realizará el jefe de la Unidad, evitando los depósitos de envíos registrados en la mesa del cartero.
Los envíos registrados ya clasificados a sección que finalmente vayan a quedar sin repartir por falta de capacidad se darán de alta en unidad en SGIE. para tenerlos controlados (con excepción de las Notificaciones en cualquier formato y las Cartas Certificadas formato normalizado).
Antes de clasificar a sección se deben consolidar los envíos:
En el supuesto de que fuera necesario priorizar la entrega de los envíos, tendremos en cuenta el siguiente orden:
Con el fin de dar la calidad a los productos registrados, se utilizarán tres casilleros para controlar el “pendiente”. Una vez se produzca la salida de todas las secciones, se agruparán en monteras por sección y fecha los registrados pendientes, ubicándolos en el hueco del casillero correspondiente. Siguiendo la prioridad en los certificados, el primer reparto se realizará siempre antes del tercer día por lo que estos certificados pasarían ese día al casillero de primer reparto prioritario, que estando por secciones, debe de salir obligatoriamente en el día. Los certificados que necesiten un segundo reparto, se pasarán obligatoriamente al segundo casillero, que corresponde por secciones a los repartos obligatorios en el otro turno.
Las nuevas libranzas de giros SEDI llegan a la Unidad procedentes de la Oficina dependiente incluidas en sobres cerrados de envío de dinero, con la cuantía en metálico sin que se abra en dicha Unidad. Solamente la Oficina y el destinatario ven el dinero.
Los giros internacionales UPU se pagan en oficina. La orden de pago vendrá en modelo TFP1. Por tanto, a la Unidad de Reparto solo llegan con respecto a estos envíos los M4-O que avisan al destinatario para que pase a recoger en Oficina.
Los envíos de cada sección se graban en SGIE. en el orden de embarriado en las Unidades que carecen de PDA.. Hay que tener en cuenta que los giros vienen todos con el código de barras impreso en la libranza, si en algún caso el lector no lo capturase, es obligatorio introducir a mano los 23 caracteres.
Después, en las Unidades que se trabaja sin PDA., la persona responsable de la grabación ese día debe registrarlos en SGIE.>>Entrada>>Asignar a sección, en las Unidades que trabajan con PDA. cada cartero graba sus envíos a sección desde su PDA.. Finalmente, una vez los envíos están asignados a sección, se imprime la hoja de reparto. Esta impresión solo es real en las Unidades que siguen trabajando con papel (aunque prácticamente se ha universalizado el uso de la PDA. y por tanto ese uso de papel es testimonial); mientras que en las Unidades que trabajan con PDA. (la práctica totalidad hoy en día) y sin papel es virtual. Por tanto, las consecuencias de esta operativa serán distintas en los dos tipos de unidades que hemos señalado:
En las Unidades con papel se dan de alta los envíos en Unidad (notificaciones y cartas certificadas normalizadas no), se asignan a sección todos los envíos registrados y se imprimen físicamente las hojas de reparto.
En las Unidades con PDA. y sin papel se dan de alta los envíos en Unidad (notificaciones y cartas certificadas normalizadas no), se asignan a sección todos los envíos registrados grabándolos desde la PDA. y pulsando "Reparto" desde esta, sin ser necesaria la validación desde SGIE.. De este modo, los datos de los envíos asignados a una sección desde la PDA. quedan automáticamente grabados en esta.
La aplicación informática SGIE. muestra las secciones en colores distintos dependiendo del estado en que se encuentren:-
SGIE. permite imprimir individualmente las Hojas de Reparto de cada sección inmediatamente después de finalizar la asignación de envíos a la misma (unidades sin PDA.), pero se puede agilizar y optimizar la impresión de Hojas de Reparto imprimiendo simultáneamente las Hojas de Reparto pendientes de un mismo grupo de secciones (las que nos aparecen en color naranja).
Finalmente, el cartero recibirá los envíos y los importes asociados en un solo punto (certificados, valores, giros y reembolsos). Si aún trabaja en una Unidad con papel, recibirá también la Hoja de Reparto (si la sección tiene envíos asociados a Destinatarios Habituales se imprime también una hoja por cada relación de envíos asignado a cada Destinatario, indicando en el cuadro correspondiente al orden en la Hoja de Reparto la indicación "Relación") en la que están relacionados los envíos grabados en SGIE..
En las Unidades Sin Papel se imprimirá únicamente la documentación considerada imprescindible para el reparto (ordenes de recogida, relaciones de destinatarios habituales que hayan solicitado estas de forma impresa...). También se pueden imprimir las hojas de reparto en casos excepcionales de caída del sistema, mal funcionamiento de la PDA....o cualquier error que impida trabajar desde la PDA..
Posteriormente se imprime la Hoja de Firmas. Para poder hacerlo es necesario que todas las secciones de reparto se encuentren en color verde (cerradas y listas para reparto). La impresión de la Hoja de Firmas supone el bloqueo de todas las secciones, impidiendo realizar cambios en los envíos registrados asociados a cada sección en ese turno y esa salida. Por último, los carteros firmarán en la Hoja de Firmas, acreditando que se hacen cargo de los envíos registrados y del dinero que en estas aparece.
El modo de trabajar con SGIE. en los servicios rurales varía en función del tipo de relación que tiene cada Servicio Rural con la Unidad que le entrega los envíos y en función de dónde quedan avisados los envíos no entregados. Teniendo en cuenta estos criterios, se puede distinguir:
A cada uno de los tres tipos mencionados se les entrega la siguiente documentación: